Tutti, e devo dire anche “spesso”, quando vediamo una situazione da “riparare”, forse da “capovolgere”, siamo presi dal furore e cerchiamo di fare la rivoluzione. Forse per far vedere quanto siamo bravi, più o meno inconsciamente.

Anche io non sono esente da questa tentazione e sono innumerevoli le volte nelle quali ci casco.

In ogni caso, per mio ordine mentale, quando affronto una “riorganizzazione”, una “ristrutturazione”, cerco di impormi sempre la “regola dell’uno”.

La regola dell’uno recita che una organizzazione di persone è in grado di recepire e accettare una sola modifica al suo comportamento o, quantomeno, una sola modifica alla volta.

Se le modifiche sono in un numero maggiore, esse vengono rifiutate, si trova opposizione, e si rischia di non fare neppure una modifica se non con metodi poco urbani e che, alla fine, creano conflittualità, creando un problema in più.

Prendiamo ad esempio la sostituzione o l’introduzione di un nuovo sistema informatico in una azienda: una cosa epocale, un sacco di opposizioni, di resistenze, di luoghi comuni che si devono demolire.

In questo caso la regola dell’uno è difficile da applicare, ma vedremo in un altro articolo una tattica operativa.

Al contrario, anche quando c’è da fare una rivoluzione ma non sono coinvolti oggetti monolitici e megalitici come interi sistemi informatici, conviene introdurre una modifica alla volta, possibilmente piccola.

Questo consente di tenere sotto controllo il processo evolutivo e di accompagnare le persone nel cambiamento, che il maggiore ostacolo non è tanto rappresentato dalla modifica della procedura operativa, quanto dalla sensazione di perdita della proprio stato di confort.

Lo status quo è confortevole, il cambiamento è scomodo.

La “regola dell’uno” ha anche il vantaggio di permetterci di concentrarci sul problema e sull’obiettivo da raggiungere senza disperdere inutilmente le nostre forze.

Una delle tante obiezioni che vengono immediatamente spontanee è quella che ci fa pensare che, allora, con un cambiamento alla volta, siano necessarie ere geologiche per ottenere un risultato.

Non è così.

Intanto si incontrano meno resistenze, per cui con la regola dell’uno, il cambiamento si introduce e si avvia, mentre con lo scontro frontale di eserciti, non ci si muove dalle proprie trincee e, alla fine, lo sforzo è molto e il risultato limitato. Ricordiamoci che non siamo pagati per lo sforzo ma per il risultato, tra le altre cose.

La regola dell’uno, poi, non necessariamente deve essere applicata all’intera azienda, ma può essere applicata ad uffici, a processi, a singole persone.

Alla fine, è la singola persona che deve percepire il “cambiamento atomico”, non l’intera organizzazione.

Terminata l’esecuzione del primo cambiamento, si potrà passare al secondo, al terzo, e così via. Si tenga conto che se si fosse capaci di introdurre un piccolo cambiamento al giorno, dopo un anno, in dipendenza del numero delle persone coinvolte, potremmo aver introdotto in azienda anche migliaia di modifiche.

Anche con la Regola dell’Uno, quindi, temo che non ci si possa esimere dall’utilizzo di strumenti di pianificazione e controllo dei progetti.

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